Dijital Arşivleme: Bulutta Güvenli Veri Saklama Yolları

Bir kurumdaki fiziksel belgelerin dijital ortamda saklanması sürecini ifade eden dijital arşivleme, günümüzde dijitalleşme yolunda olan tüm işletmelerin yapılacaklar listesinde yer alır. Kolay erişim, güvenli depolama, tahribatın önüne geçilmesi, zaman ve maliyet tasarrufu gibi pek çok avantaj sunan dijital arşivleme nedir, nasıl yapılır ve avantajları nelerdir, bu yazıda öğrenmek mümkün. Ayrıca okumaya devam ederek dijital arşivlemenin bulut ortamındaki kullanımı ve faydalarını da görebilirsiniz.

Yukarıda da kısaca bahsedildiği üzere dijital arşivleme sistemi, kağıt tabanlı arşivlerin, belli yöntemler kullanılarak dijital ortama taşınması sürecini ifade eder. Bu süreçte kurumun ihtiyaçları belirlendikten sonra kendisine en uygun arşivleme yöntemi seçilir ve seçilen yöntem doğrultusundaki gereksinimler belirlenerek ilerlenir. Arşivlenecek belgelerin türü, hacmi ve formatı, bu aşamada kritik rol oynar. Elbette bu iş için gerekli personelin atanması da son derece mühimdir; zira bu kapsamda bütçe, ekipman ve yazılım planlaması da yapılacaktır. Kısacası dijital arşivleme nasıl yapılır, sorusunun cevabı içinde pek çok farklı aşama yer alır. Tüm detayları aşağıdaki bölümlerde görebilirsiniz.

Dijital arşiv nedir, sorusuyla birlikte bu sürecin aşamalarını da detaylandırmak gerekir. Her planlama gibi dijital arşivleme sürecinin de kendine has adımları bulunur. Öncelikle sürece uygun bir hazırlık yapılması gerekir. Hedeflerin belirlenmesi, ihtiyaçların değerlendirilmesi, kaynakların ortaya çıkarılması, risklerin konuşulması ve standartların belirlenmesi hazırlık süresinin en önemli elemanları arasında yer alır. Dijital arşivlemenin amacı ve kapsamı bu aşamada belirlenirken arşivleme formatları ve meta veri standartları da netleştirilir.

Hazırlık sürecinin ardından gelen belge hazırlanması aşaması ise dijital ortama taşınacak belgeleri ayrıştırmak, temizlemek, saymak ve kontrol etmekten ibarettir. Tüm belgelerin belirlendikten sonra varsa belgelerdeki hasar onarılır, eksikler giderilir. Bu adımın ardından belgeler, dijital ortama aktarılmak için resmen hazır konumdadır. Fiziksel belgeleri tarama veya elektronik formata dönüştürme yoluyla dijital hale getirmek mümkündür. Son aşamada ise dijitale alınan dosyaların okunabilirliği ve bütünlüğü test edilmelidir.

Meta veri oluşturma kısmında ise indekslemenin ardından belgelere anahtar kelime, açıklama ve bağlantı ekleme adımları gelir. Burada amaç, dijitaldeki belgenin kolay erişilebilir olmasını sağlamaktır. Bu anahtar kelimeler, meta veriler ve bağlantılar sayesinde aradığınız dosyayı kolayca bulamanız mümkün olur.

Dijital dosyalarınızın depolanacağı ortamın seçimi de sizin tercihinize ve belgelerin tür ve boyutlarına göre değişebilir. Dosyaları yerel sunucuda ya da bulut depolama hizmeti veren firmaları kullanarak mı saklayacaksınız? Bu sorunun cevabına istinaden ilerleyerek belge dosyalama sürecini de tamamlayabilirsiniz.

Fiziksel belgelerin dijitale aktarılmasının ardından bu ortamın nasıl kullanılacağını öğrenmeniz de gerekir. Dijital arşivde nasıl arama yapılır, belgelere nasıl erişilir, belge üzerinde değişiklik nasıl yapılır, gibi soruların cevabını öğrenerek sistemi düzgün kullanabilmek son derece önemlidir. Bunu sağlayan erişim politikaları oluşturduktan sonra dijital arşivi pratik şekilde kullanabilirsiniz.

Dijital Arşivleme Adımları

• Ayrıştırma: Arşiv dijitalleştirme adımları arasında ilk sırada ayrıştırma aşaması gelir. Belge türlerinin belirlenip aynı türlerin birlikte konumlandırılması sürecini ifade eden ayrıştırma adımı, dosya karmaşasını önleyerek sonraki aşamaların sağlıklı ilerlemesini sağlar.
• Tarama: Fiziksel belgelerin yüksek çözünürlüklü cihazlarla taranarak dijital ortama aktarılmasıdır. Tarama sırasında belgelerin net ve okunabilir olmasının, sürecin kalitesini belirleyen önemli unsurlardan olduğunu da hatırlatalım.
• İyileştirme: Tarama sonrası belgelerde oluşabilecek kayma, leke, bulanıklık gibi sorunların giderilmesi için uygulanan dijital düzenleme aşamasıdır. Böylece belgeler daha net ve kullanılabilir hale getirilir.
• İndeksleme: Dijital belge arşivinin kolay bulunabilir olması için dosyaların sınıflandırılması, etiketlenmesi ve uygun meta verilerle kaydedilmesidir. Bu aşama, aranan belgelere hızlı erişim sağlar.
• Kontrol: Dijitalleştirilen belgelerin doğruluğunun ve bütünlüğünün kontrol edildiği aşamadır. Eksik ya da hatalı aktarım olup olmadığı bu adımda tespit edilir.
• Aktarma: Son aşama olan aktarma, dijital belgelerin güvenli bir sunucuya, bulut ortamına veya dijital arşiv sistemine taşınmasını içerir. Böylece belgeler güvenli ve erişilebilir bir şekilde saklanır.

Avantajları

• Veri Güvenliğinin Sağlanması: Arşivlerde dijitalleştirmenin sağladığı en önemli avantajlar arasında güvenlik gelir. Dijital ortamda tutulan belgeler şifreleme, erişim kontrolü ve veri yedekleme yöntemleriyle korunur.
• Kolay Paylaşım İmkanı: Dijitalleştirilen belgeler kurum içi veya dışı paylaşımlarda hızlıca iletilebilir. Böylece fiziksel belge göndermeye gerek kalmadan iş süreçleri hızlanır.
• Belge Tahribinin Önlenmesi: Fiziksel belgelerin zamanla yıpranması, kaybolması ya da zarar görmesi riskine karşı dijital arşivleme kalıcı bir saklama imkanı sunar.
• Zaman Tasarrufu: Dijital arşivler sayesinde belgeler saniyeler içinde bulunabilir. Manuel arama süreçleri ortadan kalkar ve iş verimliliği artar.
• Maliyet Azaltımı: Fiziksel depolama alanı ihtiyacı azalırken kağıt, klasör, raf gibi materyaller için ek maliyet oluşmaz. Ayrıca arşiv yönetimi için harcanan iş gücü de minimize edilir.
• Yetkiye Dayalı Belge Erişimi: Dijital arşiv sistemlerinde kullanıcı yetkileri tanımlanabilir. Böylece yalnızca erişim izni olan kişiler belirli belgelere ulaşabilir; gizlilik ve güvenlik en üst seviyede korunur.

Arşivlerin dijitalleştirilmesi, bulut ortamındaki verinin güvenli biçimde saklanması konusunu da gündeme getirir. Bilindiği gibi bulut tabanlı çözümler, verilerin fiziksel depolama alanlarına bağlı kalmadan korunmasını ve istenildiği anda erişilebilir olmasını sağlar. Bu süreçte veri şifreleme, çok faktörlü kimlik doğrulama ve düzenli yedekleme gibi güvenlik yöntemleri uygulanır. Ayrıca bu noktada Backup as a Service (BaaS) gibi hizmetler devreye girer. BaaS, kurumların verilerini buluta otomatik olarak yedeklemesini sağlayan bir hizmet modelidir. Örneğin bu hizmet sayesinde bir şirketin müşteri kayıtları, muhasebe dosyaları veya kurumsal yazışmaları düzenli olarak bulut sistemine yedeklenir. Böylece donanım arızaları, siber saldırılar veya fiziksel hasar durumlarında veri kaybı yaşanmaz.

Bulut tabanlı veri saklama yöntemleri, sadece güvenliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda esneklik, ölçeklenebilirlik ve hızlı erişim gibi avantajlar da sunar. Özellikle büyüyen kurumlar için bulut teknolojileri, uzun vadeli ve sürdürülebilir bir arşivleme stratejisinin temelini oluşturur. Siz de tahribata açık fiziksel belgelerinizi elektronik ortama alarak dijitalleştirmek isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Ayrıca Backup as a Service (BaaS) Nedir? Bulut Yedekleme Çözümleri ile Tanışın! başlıklı yazımız da ilginizi çekebilir.