1.
Bilgi Belge Yönetimi Nedir?
Bilgi yönetimi; bir kurumun veri, belge, bilgi ve deneyimini doğru şekilde toplaması, düzenlemesi, paylaşması ve kullanması sürecidir. Şirketler bilgi belge yönetimi ile doğru bilginin, doğru zamanda, doğru kişiye ulaşmasını sağlamayı amaçlar. Bilgiyi değer üreten bir varlığa dönüştürmeye yardımcı olan bilgi yönetimi süreci ve bilgi yönetim sistemleri ile ilgili tüm merak edilenler bu yazıda!
Bilgi belge yönetimi, bir kurumda üretilen ya da dışarıdan gelen tüm belge ve bilgilerin; oluşturulmasından arşivlenmesine, erişiminden imhasına kadar olan tüm yaşam döngüsünün sistemli şekilde yönetilmesini ifade eder. Bir şirkette çeşitli stratejileri belirlemek ve iş hedeflerini gerçekleştirmek için bilgi ve verilerin son derece önemli ve gerekli olduğu düşünülürse bilgi yönetiminin de ne denli önemli olduğu daha iyi anlaşılabilir. Bilgi yönetiminin önemi ile ilgili ayrıca şunlar söylenebilir:
- Güncel ve güvenilir bilgiye erişim sezgilere değil, veriye dayalı kararlar almayı sağlar. Böylece yönetim hataları azalır, yanlış veya eksik bilgilerle hareket edilmesi ihtimali minimize edilir.
- Bilgi yönetimi, kurumsal hafızayı korumak açısından da önemlidir. Bilgi yönetim sistemleri sayesinde bilgi, kişilere bağlı kalmaz ve çalışan ayrılıklarında bilgi kaybı yaşanmaz.
- Yapılan araştırmalar, çalışanların önemli zamanını bilgi aramakla harcadığını gösteriyor. Bilgi yönetimi bu zamanı koruyarak zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.
- Bilgi yönetim sistemleri sayesinde verimlilik ve iş sürekliliği artar.
- Bilgi yönetim sistemleri ile KVKK, GDPR gibi regülasyonlara uyum kolaylaşır ve denetim süreçleri sorunsuz ilerler.
- Şirketler bilgiye dayalı stratejiler geliştirdiklerinde bu onlara rekabet avantajı sağlar. Bilgiyi iyi yöneten şirketler, pazarda her zaman bir adım öne çıkar.
2.
Bilgi Yönetim Sistemleri
Bilgi yönetim sistemi; bilginin toplanmasını, saklanmasını, paylaşılmasını ve analiz edilmesini sağlayan dijital altyapılardır. Bilgi yönetim sistemleri ile tüm bilgiler tek bir yapıda toplanır. Böylece merkezi ve düzenli bilgi yapısı mümkün olur. Ayrıca bilgi yönetim sistemlerinin sunduğu gelişmiş filtreleme ve arama özellikleri bilgiye hızlı ve kolay bir şekilde erişebilmeyi sağlar. Rol bazlı erişim, loglama ve izleme gibi yetkilendirmeler güvenlik sunar. Bilgi yönetim sistemleri şirketlerin büyüklüğüne göre ölçeklendirilebilir yani şirket büyüdükçe sistemi büyütme olanağı vardır. Bu sistemler bilginin, verinin bir değere dönüşmesinde kritik rol oynar. Özetle bilgi yönetim sistemleri bilgiyi hız, güvenlik ve değerle buluşturur. Sistemlerinizin verimli ve sağlıklı bir şekilde çalışması için ihtiyaç duyduğunuz tüm profesyonel bakım ve yönetim hizmetlerini GlassHouse ayrıcalığıyla keşfedin!
3.
Şirketler Veri Tabanındaki Bilgileri Nasıl Yönetmeli?
Bilgi yönetimi nedir sorusu kadar önemli bir başka soru da şirketler veri tabanındaki bilgileri nasıl yönetmeli sorusu. Şirketler için veri tabanındaki bilgileri doğru yönetmek; verimlilik, güvenlik, doğru karar alma ve yasal uyum açısından kritik bir konudur. İyi yönetilmeyen veriler zamanla risk, maliyet ve operasyonel karmaşaya dönüşebilir. Veri tabanınızdaki bilgileri etkili ve sürdürülebilir şekilde yönetmeniz için şu adımlar önemlidir:
Veri Envanteri Oluşturun
Veri tabanındaki bilgilerin doğru ve verimli bir şekilde yönetilmesi için yanıtlanması gereken ilk soru “Hangi veriye sahibiz?” sorusudur. Örneğin; müşteri verileri, finansal veriler, operasyonel ve lojistik veriler, çalışan verileri gibi veri envanterleri oluşturulabilir. Ardından her bir veri için verinin kaynağı, güncellenme sıklığı, kritik seviyesi tanımlanmalıdır.
Bilgileri Sınıflandırın
Bilgi ve veri yönetimi için atılacak adımlardan biri de mevcut bilgileri organize etmek ve kategorilendirmektir. Çünkü tüm veriler ve bilgiler aynı öneme sahip değildir. Örneğin gizli veriler, kurumsal veriler, genel veriler, düşük öncelikli veriler gibi bir sınıflandırma yapılabilir. Bilgilerin organize edilmesi ve sınıflandırılması özellikle büyük veri setleriyle çalışan işletmeler için hem zaman kazandırır hem de verimliliği artırır. Sınıflandırma ayrıca erişim, güvenlik ve saklama politikalarının temelini oluşturur.
Veri Yapısını Standart Hale Getirin
Veri karmaşası ve raporlama hatalarının önlenmesi için tarih, para birimi, dil formatları gibi bilgiler tek tip olmalıdır. Yani aynı bilginin farklı versiyonları engellenmelidir.
Düzenli Olarak Güncelleyin
Veri tabanındaki belge ve bilgi yönetimi için işletmelerin yapması gerekenlerden biri de verileri düzenli olarak güncellemek ve doğrulamak. Otomatik güncelleme mekanizmaları, validasyon ve kontrol kuralları, hatalı veya eksik veri girişinin engellenmesi gibi çözümlerle bu mümkün olacaktır.
Yetkilendirme ve Erişim Kontrolleri Uygulayın
Hem bilgi güvenliğini sağlamak hem de denetim süreçleri için yetkilendirme ve erişim kontrollerinin uygulanması son derece kritiktir. Bu yüzden rol bazlı erişim, okuma/yazma/silme yetkileri, loglama uygulanmalıdır.
Veri Güvenliğini Önceliklendirin
Özellikle KVKK ve GDPR gibi mevzuatlar açısından şifreleme, düzenli yedekleme yani backup ve felaket kurtarma (Disaster Recovery) planları vazgeçilmezdir.
Veri Kalitesi Süreçleri Oluşturun
Çift kayıtların engellenmesi, tutarsız ve çelişkili verilerin temizlenmesi için periyodik olarak veri kalite kontrolleri yapılması önemlidir. Unutmayın kaliteli veri demek güvenilir içgörü demektir.
Analiz Edin, Raporlayın
Eldeki bilgiler ve veriler tek başına anlamsızdır, değer üretemez. Bu yüzden şirketlerin dashboard ve raporlama sistemleri, BI ve analitik araçlar, KPI ve performans takibi gibi yöntemlerle analizler ve raporlamalar yapması şarttır. Böylece veriyi aksiyona dönüştürmek mümkün olur.
Sürekli İyileştirme Yapın ve Denetleyin
Şirketler, veri tabanındaki bilgileri; düzenli, güvenli, güncel ve erişilebilir şekilde yönetmeli, bu verileri karar süreçlerine entegre etmelidir. Veri yönetimi tek seferlik değil, sürekli bir süreçtir. Bu yüzden düzenli iç denetimler, güncellenen ihtiyaçlara göre sistem iyileştirmeleri yapmak büyük önem taşır.
4.
Bilgi Yönetimi ve Veri Yönetimi Arasındaki Fark Nedir?
Bilgi ve belge yönetimi nedir sorusu gibi merak edilen bir başka soru da veri yönetimi nedir sorusu. Bu iki kavram birbirine benzese de aslında tamamen farklı kavramlardır. Bilgi ve belge yönetimi; mevcut bilgi, belge ve dosyaların yönetilmesi ve düzenlenmesini sağlayan bir çözüm iken; veri yönetimi verinin toplanmasını, saklanmasını, güvenliğini, doğruluğunu sağlayan teknik süreçlerin bütünüdür. Yani veri yönetimi “neyi saklıyoruz ve nasıl koruyoruz?” sorusuna, bilgi yönetimi ise “bu bilgiyi nasıl anlar, paylaşır ve değer üretiriz?” sorusuna odaklanır.
